Henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Päivitetty 9.11.2018

 

REKISTERINPITÄJÄ

Aidant Ky, Kaivokatu 49 B 11, 06100 Porvoo (myöhemmin Aidant)   

 

REKISTERIASIOIDEN YHTEYSTIETO

Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

 

REKISTERIN NIMI

Aidantin asiakasrekisteri

 

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Aidantin asiakkaan ja Aidantin välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

  • palveluiden kohdentaminen ja toimittaminen asiakkaalle
  • asiakassuhteen hoitaminen, sopimusten ja velvollisuuksien täyttäminen
  • asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely
  • asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut kokonaisasiakkuuden ja Aidantin liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset
  • markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen
  • palveluiden markkinoiminen, kehittäminen sekä tutkimus- ja tilastointitarkoitukset.

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja asettamissa rajoissa.

 

MILLAISIA TIETOJA KERÄTÄÄN?

Käsittelyn kohteena olevat asiakkaan tai muun rekisteröidyn henkilötiedot:

  • nimi, asiakasnumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste
  • yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
  • ajanvaraustiedot: asiakas, päivä, ajankohta, paikka ja kenelle aika on varattu sekä varaamispäivä
  • palaute tai selvityspyyntö ja niihin annetut vastaukset
  • markkinointiprofiilin tiedot (jos käytössä), kuten kuvaus osaamisesta ja palveluista, koulutus- ja pätevyystiedot ym.
  • yritystä/yhdistystä ja yrityksen/yhdistyksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus, ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot
  • asiakkuutta, sopimusta ja laskutusta koskevat tiedot: tiedot voimassaolevista ja menneistä sopimuksista sekä tilauksista, muut asiointitiedot, kuten laskutustiedot, esim. verkkokauppaan liittyvät tilaus- ja laskutustiedot sekä sähköinen viestintä
  • henkilön suostumus- ja kieltotiedot liittyen suoramarkkinointiin sekä henkilötietojen käyttöön
  • muut palveluun liittyvät tiedot: palveluun liittyvät tyytyväisyystiedot ja kommentit rekisterinpitäjän palveluista, toiveisiin ja valintoihin liittyvät tiedot sekä tiedot käyttäjän haluamista palveluista sekä yhteydenottohistoria.

Osa em. tiedoista on edellytyksenä asiakassuhteen tai sopimuksen syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

 

MISTÄ TIETOJA KERÄTÄÄN?

Saamme tietoja asiakkaalta tai palveluntarjoajalta itseltään ja asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvistä tapahtumista ja tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavalta osapuolelta. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä kuten viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

Keräämme myös verkkosivustomme kävijätietoa Google Analytics -palvelun avulla voidaksemme analysoida ja kehittää sivustoa sekä kohdentaa markkinointia ja sivuston sisältöä siellä kävijöille.

 

KUKA KÄSITTELEE HENKILÖTIETOJA JA MINNE NIITÄ LUOVUTETAAN?

Asiakastietoja ei luovuteta Aidantin tai Aidantin lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.

Asiakastietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Tietoja käsittelee yrityksen henkilöstöön kuuluvat, palveluntarjoajat tai yhteistyökumppanit osana työtehtäviään. Pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja eritasoisin käyttöoikeuksin, jotka ovat tehtävän hoitamisen kannalta riittävät mutta mahdollisimman suppeat.

Aidant valitsee käyttämänsä alihankkijat huolellisesti ja huolehtii sopimus- ja muilla järjestelyillä siitä, että tietoja käsitellään myös niiden toimesta lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaan.

 

KUINKA KAUAN TIETOJA SÄILYTETÄÄN?

Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen olemassaolon ajan. Tarvittaessa henkilötietoja voidaan säilyttää kauemmin, mikäli lainsäädäntö tai sopimusvelvoitteet sitä edellyttävät. Kirjanpitolainsäädännön mukaisesti laskutietoja säilytetään kuusi vuotta laskun kirjaamisajankohdasta lukien. Tiedot poistetaan, kun määritelty säilytysaika on kulunut.

Aidant arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Aidant oikaisee virheelliset tiedot.

 

MILLAISIA OIKEUKSIA JA VAIKUTUSMAHDOLLISUUKSIA ASIAKKAALLA ON?

Suostumuksen peruuttaminen:

Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen..

Pääsy tietoihin:

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi:

Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi:

Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen..

Oikeus vastustaa käsittelyä:

Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kun käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty enää palvelemaan sinua.

Oikeus rajoittaa käsittelyä:

Sinulla on tietyissä tilanteissa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti (III luku/18 artikla) oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi:

Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

 

Miten voin toteuttaa oikeuteni?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.. Pyydämme sinua samalla mainitsemaan nimesi, osoitteesi ja puhelinnumerosi. Tarvittaessa pyydämme todistamaan henkilöllisyytesi. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

 

Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen.

 

Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti asiakaspalveluumme Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen. tai puhelimitse numeroon 0400 313 918